Aufgaben und Ziele im Einklang

Jeder Tag hat 24 Stunden. In diesen 24 Stunden müssen Termine wahrgenommen, Absprachen getroffen, berufliche und private Aufgaben erledigt werden und zwischendurch hätten wir auch noch gerne Zeit für Freizeit, Pausen, Regeneration und Schlaf. Daneben gibt es auch noch Dinge, die wir im Laufe der Zeit erreichen möchten. Wie soll man das alles unter einen Hut bringen? Was brauchen wir, um alle unsere Aufgaben zu erledigen und unsere Ziele zu erreichen?

Aufgaben definieren

Wir beginnen mit einer klassischen TODO-Liste, in der wir alle unsere Aufgaben – egal, für wann die Erledigung geplant ist – notieren.

Aufgaben zeitlich einordnen

Unseren Aufgaben ordnen wir das jeweils spätestmögliche Erledigungsdatum zu. Alle Aufgaben, denen wir kein Erledigungsdatum zuweisen können, legen wir in eine separate Liste.

Wiederkehrende Aufgaben kennzeichnen

Aufgaben, die regelmäßig anstehen, werden nun mit der entsprechenden Wiederholungsrate versehen (z.B. immer am 1., jeden 2. Freitag, jeden Tag usw.).

Tägliche Kategorisierung und Priorisierung

Mit dem bisherigen Vorgehen haben wir bereits eine zeitliche Priorisierung und wissen, was heute, morgen, demnächst und irgendwann erledigt werden soll.

Nun wollen wir unsere Aufgaben zusätzlich nach Wichtigkeit kategorisieren. Einmalig überführen wir dazu all unsere Aufgaben in die Eisenhower-Matrix. Mit ihrer Hilfe können wir jeden Tag aufs Neue feststellen, was anliegt und wie wir mit unseren Aufgaben umgehen.

Das Eisenhower-Prinzip

Mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips können Aufgaben sinnvoll gesammelt und priorisiert werden. Bei dieser Zeitmanagement-Methode werden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Alle Aufgaben werden in einer Matrix gesammelt, die folgende vier Bereiche umfasst.

1. wichtig und dringend
2. nicht wichtig, aber dringend
3. wichtig, aber nicht dringend
4. weder wichtig noch dringend

Innerhalb der einzelnen Kategorien kann eine weitere Priorisierung durchgeführt werden, da es i.d.R. nicht möglich und nicht sinnvoll ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

1. wichtig und dringend

Aufgaben in diesem Bereich der Matrix sollten sofort und selbst erledigt werden. Aus unserer vorgefertigten Liste ordnen wir hier alle Aufgaben ein, die wir heute selbst erledigen müssen.

2. nicht wichtig, aber dringend

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sollten – wenn möglich – delegiert werden. Sollte eine Delegation nicht möglich sein, müssen diese Aufgaben im Anschluss an die Aufgaben erledigt werden, die wichtig und dringend sind.

3. wichtig, aber nicht dringend

Aufgaben in diesem Bereich der Matrix sollten mit einem konkreten Erledigungsdatum versehen und dann selbst erledigt werden. Hierher können wir alle Aufgaben schieben, die wir nicht für heute terminiert haben.

4. weder dringend noch wichtig

Für Aufgaben in diesem Bereich der Matrix muss jeweils entschieden werden, ob die Aufgabe zukünftig dringend oder wichtig werden wird oder nicht. Im ersten Fall, wird die Aufgabe so lange „vergessen“, bis sich ihr Status ändert. Im zweiten Fall sollte die Aufgabe einfach gestrichen werden. Hier ordnen wir alle Aufgaben ein, denen wir kein Erledigungsdatum zugeordnet haben.

Ziele berücksichtigen

Wir haben bisher eine Eisenhower-Matrix erstellt, die all unsere einmaligen und wiederkehrenden Aufgaben beinhaltet. Doch Menschen haben nicht nur Aufgaben, sondern auch Ziele. Auch diese wollen wir (indirekt) in unsere Matrix einarbeiten.

Was haben meine Ziele mit meinen Aufgaben zu tun?

Du fragst dich vielleicht, was mit Zielen und Aufgaben gemeint ist und wo der Unterschied liegt. Ein Ziel beschreibt einen Zustand, den wir herbeiführen wollen. Beispiele für Ziele könnten sein:

• Einen Berg besteigen
• 10 Kilo abnehmen
• Fallschirm springen
• Heiraten
• Monatlich 10.000 € verdienen

Allen Zielen gemein ist, dass mehrere Aufgaben erledigt werden müssen, um sie zu erreichen. Ziele helfen uns, uns daran zu erinnern, warum wir bestimmte Dinge tun oder lassen.

Ziele sammeln

Im ersten Schritt sammeln wir all unsere Ziele, egal um welche Art Ziel es sich handelt, das wir erreichen wollen. Das Ergebnis sollte ähnlich unserer TODO-Liste vom Anfang aussehen. Eine konkrete Zielsetzung erhöht die Wahrscheinlichkeit zur Erreichung. Daher bietet sich die SMART-Methode für die Zieldefinition an.

Ziele zeitlich einordnen

Im nächsten Schritt ermitteln wir für all unsere Ziele, ob es sich um kurzfristige, mittelfristige, langfristige oder Lebensziele handelt. Die Einordnung erfolgt auf Basis des zeitlichen Horizonts, den wir uns für die Erreichung des Ziels stecken.

• Kurzfristig: <= 1 Jahr
• Mittelfristig: <= 5 Jahre
• Langfristig: <= 10 Jahre
• Lebensziele: > 10 Jahre

Unsere Liste mit Zielen sollten wir regelmäßig daraufhin überprüfen, ob sich Änderungen ergeben oder Umstände geändert haben. Auch dies könnte als wiederkehrende Aufgabe in der Eisenhower-Matrix eingearbeitet werden.

Beziehung zwischen Zielen und Aufgaben herstellen

Um unsere Ziele auch tatsächlich zu erreichen, sollten wir sicherstellen, dass sich jederzeit mindestens eine terminierte Aufgabe pro Ziel in unserer Liste befindet, die uns der Erreichung unseres Ziels näher bringt. Ist unser Ziel beispielsweise, innerhalb der nächsten 12 Monate 10 Kilo abzunehmen, könnte es eine tägliche Aufgabe für Sport in unserem Aufgabenplan geben.

Fazit

Wir haben uns angesehen, wie wir unsere Aufgaben und Ziele strukturieren, organisieren und priorisieren können.

Natürlich kann man noch weitergehen und seine Zeit auf Stundenbasis planen. Erfahrungsgemäß funktioniert dies oft jedoch nicht, da immer etwas dazwischen kommt, sich Prioritäten im Laufe des Tages ändern oder man vielleicht einfach nicht so leistungsfähig ist, wie gewohnt.

Durch das beschriebene Vorgehen hat man jedoch schon viel erreicht:

• Bewusstsein für die eigenen Ziele
• Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, die eigenen Ziele zu erreichen
• Sortierung aller Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
• Handlungsempfehlung für jede einzelne Aufgabe
• Jederzeit änder- und erweiterbare Liste von Aufgaben
• Einmaliger Aufwand, dauerhafter Vorteil
• Auch wiederkehrende und aufwändigere Aufgaben sind darstellbar

Wie bringst du deine Aufgaben und Ziele in Einklang?

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